Membeli Sistem Teknologi Informasi Klinis

Membeli sistem teknologi informasi klinis menantang tim manajemen senior setiap organisasi. Tidak seperti aplikasi administrasi lain yang membantu mengelola suatu fasilitas, sistem teknologi informasi

klinis menyentuh langsung kehidupan pasien dan alur kerja dokter, perawat, dan klinisi lainnya. Karir dan seluruh organisasi dapat dirusak oleh pilihan vendor yang buruk dan implementasi yang gagal 

(misalnya, instalasi perangkat lunak dan perangkat keras) dan penerapan (misalnya, pengenalan aplikasi ke pengguna akhir). Sistem teknologi informasi klinis yang dipilih dengan buruk dapat mendorong dokter ke institusi pesaing, memengaruhi akreditasi fasilitas, dan dalam beberapa kasus mengundang litigasi karena morbiditas atau mortalitas yang tidak terduga.

Betapapun menakutkannya tugas ini, cara terbaik untuk menjadi sukses adalah dengan rendah hati. Eksekutif senior harus menerima kenyataan bahwa penyelidikan penuh atas fitur dan fungsionalitas sistem teknologi informasi klinis sebelum membeli adalah tidak mungkin. Tidak ada individu atau komite yang memiliki keahlian teknis dan waktu yang tersedia untuk mengevaluasi secara efektif dan sepenuhnya meninjau kemampuan sistem teknologi informasi klinis yang komprehensif. Oleh karena itu, organisasi harus mendasarkan keputusan mereka untuk membeli sistem pada faktor-faktor yang berfungsi sebagai pengganti untuk kegunaan dan kesesuaian sistem di lembaganya. Ini mungkin termasuk item seperti sumber konten klinis yang disertakan dengan sistem, daftar organisasi yang menggunakan sistem, dan persepsi kemudahan penggunaan aplikasi.

Evaluasi Sistem Langsung

Meskipun vendor teknologi informasi detikmenit.com menggunakan demonstrasi perangkat lunak mereka untuk mendidik klien tentang produk mereka, melihat sistem kerja yang digunakan di area perawatan pasien menawarkan informasi yang paling berharga. Sayangnya untuk vendor dan pembeli, daya saing pasar teknologi informasi kesehatan, ditambah dengan kompleksitas sistem ini, mendorong vendor untuk memamerkan produk perangkat lunak selama demonstrasi yang sebagian selesai atau dalam versi beta.

Oleh karena itu, seringkali apa yang terlihat dalam demonstrasi ini tidak secara akurat mewakili fitur dan fungsionalitas yang tersedia saat ini. Penting untuk mengambil vendor pada kata mereka ketika mereka menyatakan bahwa perangkat lunak yang ditunjukkan mewakili fitur dan fungsionalitas yang sedang dikembangkan.

Fokus pada Sistem Kerja yang Diterapkan Saja

Untuk meningkatkan kemungkinan membeli produk yang akan memenuhi kebutuhan organisasi, institusi paling fokus pada versi aplikasi yang ada, berfungsi, disebarkan, dan diimplementasikan yang dipertimbangkan untuk dibeli. Cara terbaik untuk mengevaluasi versi aplikasi saat ini adalah dengan mengunjungi klien saat ini dari setiap vendor dan menyaksikan penggunaan sehari-hari dari berbagai aplikasi. Organisasi harus bersabar dan mengalokasikan waktu yang cukup untuk melihat sistem bekerja dalam semua kondisi. Ini termasuk mengunjungi beberapa rumah sakit dan berbagai area perawatan pasien di setiap rumah sakit.

Jalin Hubungan Vendor yang Solid

Bagi sebagian besar organisasi, lebih bijaksana untuk terlibat dalam hubungan dengan vendor yang telah membuat aplikasi kerja yang dapat segera digunakan dan digunakan. Meskipun bekerja, perangkat lunak yang dirilis akan memiliki bagian masalah yang tak terhindarkan, kemungkinan akan ada lebih sedikit masalah dan solusi akan segera ditemukan.

Dalam beberapa kasus, mungkin menguntungkan untuk terlibat dalam hubungan dengan vendor yang menawarkan perangkat lunak yang baru saja dirilis atau sedang dikembangkan. Dalam hal ini, organisasi harus menandatangani perjanjian yang mengakui potensi manfaat dari pengaturan tersebut, tetapi juga masalah dan keterlambatan dalam perangkat lunak yang mungkin terkait dengan pembelian perangkat lunak baru yang belum teruji. Organisasi yang tidak memiliki infrastruktur dan departemen teknologi informasi yang luas harus berhati-hati dalam memasuki jenis pengaturan ini.

Bagian berikut menguraikan proses yang direkomendasikan untuk memilih teknologi informasi klinis untuk sebuah institusi.

Tinjau dan Rangkullah Visi Strategis

Pembelian semua alat teknologi informasi klinis harus didorong oleh visi strategis klinis organisasi. Visi strategis mewakili pandangan dan aspirasi dewan direksi, staf medis, dan profesional klinis lainnya dalam organisasi. Jelas, pengendalian biaya selalu menjadi pertimbangan, tetapi pentingnya keselamatan pasien dan perawatan kesehatan yang berkualitas sangat mendorong pengambilan keputusan.

Jelajahi Opsi Secara Luas

Evaluasi tingkat tinggi dari organisasi Anda akan dengan cepat mengidentifikasi pemasok potensial dari perangkat lunak aplikasi yang diperlukan. Dalam hampir semua kasus, akan ada sejumlah kecil vendor yang menyediakan perangkat lunak yang memenuhi kebutuhan organisasi. Identifikasi vendor ini dapat dilakukan melalui proses permintaan informasi ( RFI ), mencari di Internet, dan menghubungi kolega di institusi yang serupa dengan milik sendiri.

Pahami Vendornya

Karena hubungan dengan vendor aplikasi jauh melampaui fase implementasi, hubungan yang kuat, terbuka, dan saling percaya diperlukan untuk dapat memastikan bahwa perangkat lunak yang diimplementasikan akan memberikan hasil yang diharapkan ke organisasi. Karena masalah akan muncul, maka diperlukan hubungan yang positif untuk memastikan masalah terselesaikan. Hubungan yang baik dengan vendor, seperti yang ditunjukkan oleh interaksi yang saling menghormati dan jujur ​​dengan semua perwakilan organisasi, dengan tegas mengalahkan keunggulan yang dirasakan dalam fitur dan fungsionalitas yang mungkin terlihat pada produk lain.

Evaluasi Produk

Cara terbaik untuk mengevaluasi aplikasi teknologi informasi klinis adalah dengan benar-benar melihatnya berfungsi di lingkungan kerja yang sebenarnya. Kecuali sebuah organisasi bekerja sebagai mitra pengembangan dengan vendor, berbagai organisasi klien, sebanding dengan lembaga pembelian, harus tersedia untuk dikunjungi untuk mengamati aplikasi yang digunakan oleh profesional klinis.

Organisasi pembelian harus menganggarkan lebih dari satu hari untuk mengunjungi organisasi klien ini dan melihat aplikasi yang digunakan pada berbagai waktu sepanjang hari. Beban kerja bervariasi, dengan ronde dokter pagi sering menghadirkan tuntutan terbesar pada sistem karena tingginya jumlah pesanan pasien baru dan kebutuhan akan dokumentasi perawatan pasien. Selain itu, penggunaan malam hari merupakan waktu ketika staf teknologi informasi mungkin rendah atau pemeliharaan sistem mungkin terjadi.

Organisasi harus meminta agar perwakilan mereka diizinkan mengunjungi area perawatan pasien tanpa beban dan dapat mengajukan pertanyaan dari berbagai pengguna aplikasi. Semakin banyak institusi yang dikunjungi, semakin baik informasi yang dapat dikumpulkan untuk mengevaluasi aplikasi dan vendor.

Pahami Harga

Penetapan harga vendor sangat dipengaruhi oleh tingkat pembayaran pemeliharaan berkelanjutan, nilai strategis organisasi kepada vendor, dan kekuatan pasar. Oleh karena itu, dalam menegosiasikan produk dengan vendor, pastikan untuk mengambil pandangan yang sangat luas dan mempertimbangkan produk, layanan, dan dukungan yang diberikan.

Biaya kepemilikan tidak hanya mencakup harga pembelian perangkat lunak tetapi juga biaya pemeliharaan berkelanjutan kepada vendor dan biaya penerapan, penerapan, dan pemeliharaan sistem selama masa pakainya. Akhirnya, pentingnya kualitas hubungan dengan vendor tidak dapat terlalu ditekankan, karena akan memiliki dampak terbesar pada keberhasilan implementasi dan, pada akhirnya, adopsi dokter.

Adopsi Aman

Menerapkan teknologi informasi klinis tanpa keterlibatan dan dukungan luas oleh staf klinis yang memerlukan fokus pada semua pemangku kepentingan, termasuk dokter, perawat, apoteker, dan profesional kesehatan lainnya-semuanya menjamin penerapan yang gagal dan sia-sia. Sistem teknologi informasi klinis saja tidak memperbaiki masalah klinis, meningkatkan keamanan, atau mengurangi biaya sendiri. Sistem ini menyediakan alat yang dapat digunakan oleh dokter untuk mengubah cara mereka memberikan perawatan. Hanya dengan kreativitas, wawasan, dan pengalaman klinisi yang membentuk implementasi, proses baru yang diterapkan dengan alat ini dapat memberikan alur kerja yang dapat diterima dan menghasilkan hasil yang baik.

Jika penerapannya buruk dan mengganggu, dokter akan membuat solusi untuk proses sistem yang gagal ini, sebuah pengembangan yang menjamin kesalahan medis dan pemborosan yang tidak dapat diterima. Dengan mengamankan adopsi, organisasi dapat diyakinkan akan sistem yang dapat digunakan yang dianut oleh dokter dan yang mampu memberikan hasil klinis dan keuangan yang diharapkan dan sangat dibutuhkan.